Eine Grobplanung erstellen

Willkommen zu unserem zweiten Themeneintrag. In diesem Artikel werdet ihr erfahren, wie ihr aus einem Ziel eine Grobplanung erstellt. Warum es wichtig ist eine Planung zu haben und wie ihr diese erarbeiten könnt.

Erstmal warum ist eine Planung sinnvoll?

Wie bei der Definition von Zielen geht es auch bei der Planung darum, sinnvoll mit seinen Ressourcen umzugehen d.h. effizient und effektiv (vgl. Ziele definieren). Eine Planung scheint im ersten Schritt ein Zusatzaufwand zu sein. Oft hat man schon viele Ideen im Kopf, wie man sein Ziel umsetzen kann. Das ist gut! Jetzt allerdings diese Ideen einfach umzusetzen führt zu dem oft genannten Zwiebel-Problem.

Was hat es mit der Zwiebel auf sich?

Ein Projekt kann man in verschiedene Phasen unterteilen. Nach A. Hemmrich sind das die Definitionsphase, Planungsphase, Realisierungsphase und Implementierungsphase. Es gibt viele andere Unterteilungen und Herangehensweisen. Das was wichtig ist, ist folgender Gedanke: Investiert man in der Definitions- und Planungsphase zu wenig Zeit, verbraucht man mehr Ressourcen in späteren Phasen. A. Hemmrich stellt den Aufwand als Pyramide dar. Man beginnt von oben nach unten und durchläuft so die einzelnen Phasen. Durch die Pyramide wird dargestellt, dass die Phasen aufwändiger werden, je weiter man die Pyramide nach unten wandert. Investiert man nun zu wenig Zeit in die ersten zwei Phasen, benötigen die folgenden beiden Phasen deutlich mehr Zeit und die Pyramide wird zu einer Zwiebel. Die Konsequenzen sind: der Aufwand steigt, Termine können nicht eingehalten werden und Ressourcen werden nicht effizient eingesetzt.

Die Projektzwiebel
Die Projektzwiebel

Wie kannst du die Zwiebel vermeiden?

Grob gesagt sind erstmal drei Schritte wichtig

1. Mach dir Gedanken über deine Ziele und definiere diese (vgl. Ziele definieren).

2. Erstelle eine angemessene Planung für deine Aufgabe.

3. Halte dich an deinen Plan aber korrigiere diesen, wenn nötig (dazu mehr in einem anderen Artikel).

Zu Beginn meiner Projektleitertätigkeit habe ich sehr viel Zeit und Aufwand in die Planung gesteckt. Das ist prinzipiell eine gute Herangehensweise. Es gibt aber auch ein „aber“. Es gibt ein sinnvolles Maß, ein Optimum, wenn man so will. An dem Bild oben wird klar, dass wenn man zu viel Zeit in Zieldefinitionen und Planung steckt, dann wird aus der schlanken Pyramide ein grober Klotz. Auch das gilt es zu vermeiden.

Ein weiterer Grund, warum eine vollumfängliche Planung zu beginn eines Projektes auch nachteilig sein kann ist, die Unsicherheit. Zum einen die Unsicherheit wie das Ziel genau auszusehen hat, z.B. welche Funktionalität wirklich notwendig ist. Zum anderen die Unsicherheit bei den Abschätzungen von Aufwand und Dauer. Um diese Unsicherheiten zu umgehen gibt es agile Methoden, die in einem späteren Artikel folgen. Die Folge einer frühen Detailplanung ist, dass der Plan sehr häufig angepasst werden muss, was wenig effizient ist. Deswegen ist es an dieser Stelle aber wichtig zu beachten, dass eine Detailplanung in diesem Schritt nicht empfohlen wird.

Eine angemessene Planung erstellen

Um den Begriff „angemessen“ zu erklären ist es wichtig sich zunächst zu Fragen, was die Ziele einer Planung sind. Wie gesagt möchte man effizient und effektive mit seinen Ressourcen umgehen. D.h. weder an etwas zu arbeiten, was nicht zielführend ist, noch in Themen mehr Ressourcen zu investieren als zur Zielerfüllung notwendig sind. Eine angemessene Planung ist also eine solche, aus der du die Information ableiten kannst, an was du wann arbeitest und was das gewünschte Ergebnis deiner Arbeit ist. Ich vermeide an dieser Stelle absichtlich den zeitlichen Aspekt einer Aufgabe d.h. den Aufwand. Dazu wird es später noch einen Artikel geben. An dieser Stelle ist erstmal ausreichend sich über Arbeitsschritte und Ergebnisse Gedanken zu machen.

Die Planung Schritt für Schritt

  1. Nimm dir dein gestecktes Ziel und überlege dir, welche Teilergebnisse du erreichen musst, um dein Ziel zu erfüllen. Du kannst es dir wie ein Rezept vorstellen. Um eine Pizza zu backen braucht es einen Teig, eine Soße und Belag. Das Erstellen eines jeden Teils ist ein Zwischenziel. Nimm dir wiederum jedes Zwischenziel und teile dies in weitere Schritte auf. So kannst du Schritt für Schritt dein großes Ziel in viele kleine Aufgaben zerlegen.
  2. Bringe die einzelnen Aufgaben in eine logische Reihenfolge. Es macht keinen Sinn die Pizza zu backen, bevor du den Belag geschnitten hast (dazu noch mehr in einem späteren Artikel).
  3. Überprüfe, ob du die Aufgabe vollumfänglich verstehst. Dafür kannst du z.B. versuchen den Aufwand für die einzelnen Arbeitsschritte abzuschätzen. Dabei geht es nicht darum eine exakte Zahl zu bekommen, sondern darum zu erkennen, ob du die Aufgabe bereits soweit heruntergebrochen hast, dass du sie überschauen kannst. Wenn dir klar ist was du für die Aufgabe tun musst, kannst du auch schätzen, wie lange du dafür brauchst. Wenn die Aufgabe noch zu kompliziert ist, und du den Aufwand nicht abschätzen kannst, dann breche die Aufgabe weiter runter. Verwende die Aufwandsabschätzung an dieser Stelle also als Indikator, ob du noch weitere Teilaufgaben benötigst.
  4. Überlege dir, ob du alle Aufgaben selbst erledigen willst oder ob du sie an jemanden vergeben kannst oder ob du fertige Lösung zukaufen kannst. Überlege dir, wie du deine vorhandenen Ressourcen effektive und effizient einsetzen kannst.

Zu Punkt drei noch einen Hinweis, für die Aufwandsplanung gibt es verschiedene Herangehensweisen, die in einem späteren Artikel erklärt werden. Versuche dich daher in diesem dritten Schritt nur darauf zu konzentrieren, ob du die Aufgabe vollumfänglich abschätzen könntest. Behalte das Ziel deiner Planung im Hinterkopf. Es geht darum die notwendigen Arbeitsschritte, die du zum Erreichen deines Zieles brauchst, zu erarbeiten und zu verstehen.

Unser praktisches Fallbeispiel

Im Folgenden möchte ich dir noch anhand unseres Beispiels die Theorie näherbringen. Im letzten Artikel hat Mia bereits ihr Ziel definiert und möchte sich nun an die Planung ihres Videochats machen. Mit ihrer Zieldefinition vor Augen fängt sie an sich Teilziele zu überlegen. Ein Teilziel ist z.B. die Erstellung der Infrastruktur d.h. das Aufsetzen von Servern, die Kommunikation zwischen den Klienten und so weiter. Ein zweites Teilziel ist das Programm selbst, das besteht aus einer Oberfläche und Hintergrunddiensten. Dann das definieren und schreiben von Softwaretests. Und, auch wenn sie es nicht selbst machen möchte, der Bereich Marketing. In diesem Bereich kann sie zumindest schon mal das Arbeitspaket „einen Mitstreiter finden“ eintragen. In allen anderen Bereichen beginnt sie nun die Teilziele weiter herunterzubrechen.

Mia möchte die Oberfläche als singe page application (SPA) aufbauen. Die Dienste sollen in einem Container laufen. Für die Erstellung ihres Codes braucht sie eine Code-Verwaltung. Für die Container benötigt sie eine CI-Pipeline und sie muss sich um das Container hosting kümmern. Damit hat sie schon einmal ein paar grobe Arbeitsbereiche für den Bereich ihrer Infrastruktur. Für Mia ist das erstmal ausreichend, um zu verstehen, was sie in welchem Bereich zu tun hat. Sie bricht ihre Teilziele aber noch ein bis zwei Mal herunter.

Bei dem Teilziel „Tests definieren“ fallen ihr die Tests für die Oberfläche, die Hintergrunddienste und die Infrastruktur ein. Sie überschlägt kurz die Anzahl von Tests in jedem Bereich und belässt es dabei.

Sie plant als nächsten Schritt eine Detailplanung für die Oberfläche und Hintergrunddienste. Mia will dafür eine Methode verwenden, welche sie aus der Arbeit kennt: „Eventstorming“. Dazu mehr in einem späteren Artikel.

Sie durchdenkt ihre einzelnen Teilziele und Aufgaben und kann sich bereits jetzt gut vorstellen, was sie in den einzelnen Bereichen zu tun hat. Jetzt ist es ein leichtes die Arbeitspakete in eine logische Reihenfolge zu bringen und auch den Aufwand abzuschätzen. Aber bevor sie damit weitermacht, will sie sich erst um einen Mitstreiter kümmern. Dazu mehr im nächsten Artikel.