Ziele definieren

Willkommen zu unserem ersten Themeneintrag. Mit diesen Posts möchten wir unser Wissen, dass wir seit der Gründung und auch in der Arbeit davor gesammelt haben, mit euch teilen. Zum einen um ein breiteres Verständnis für die Themen Zusammenarbeit, Projektmanagement, Prozess Management und selbst Organisation zu schaffen und zum anderen (falls ihr wollt) um mit euch darüber zu diskutieren (z.B. auf Twitter oder LinkedIn).

In diesem Blog Post möchte ich euch etwas über Ziele erzählen. Ziele sind allgegenwärtig. Aber warum ist es wichtig Ziele zu haben und wie kann ein richtiges Verständnis von Zielen dazu führen, dass du diese auch umgesetzt bekommst? Dazu mehr in diesem Artikel.

Erstmal warum sind Ziele überhaupt wichtig?

Generell können wir durch Ziele unsere Ressourcen auf ein ausgewähltes Thema und auf ein zu erreichendes Resultat fokussieren. Damit werden wir, wenn wir diesem Ziel folgen, weniger Ressourcen in anderen Bereichen verbrauchen. Mit Ressourcen meine ich z.B. Zeit, Aufmerksamkeit, Geld usw. also generell Dinge, die zur Erreichung eines Zieles notwendig sind. Es geht also darum Ressourcen effizient und effektiv einzusetzen.

Ist effizient und effektiv nicht das gleiche?

Nein, Effizienz bedeutet, dass wir unser Ziel mit möglichst wenig Einsatz von Ressourcen erreichen und effektiv meint, dass das Ziel auch wirklich so erreicht wird, wie wir es uns gedacht hatten. Anders ausgedrückt Effizienz meint die notwendigen Schritte richtig zu machen (z.B. ohne Fehler) und Effektiv die Schritte zu machen, die notwendig sind.

Wie findest du nun die notwendigen Schritte?

Zunächst brauchst du eine genaue Vorstellung davon, was dein Ziel beinhaltet und was nicht. Schreibe dir am besten alle deine Vorstellungen auf und mach auch eine Liste mit Dingen, die nicht enthalten sind. Sei spezifisch und konkret z.B. „Ich möchte einen Marathon laufen aber Triathlon interessiert mich nicht“. Wähle nur Vorstellungen aus, die du auch beeinflussen kannst, die du als realistisch einschätzt und bei denen es dir möglich ist festzustellen, ob du sie erreicht hast oder nicht. Setze dir am Ende noch einen zeitlichen Horizont, bis wann du dein Ziel erreicht haben willst. Den Marathon bereits morgen laufen zu wollen, wenn du heute erst mit dem Training anfängst, ist nicht besonders realistisch. Damit du nichts vergisst, kann dir das Akronym „SMART“ helfen. Es steht für Spezifisch, Messbar, Aktiv beeinflussbar, Realistisch und Terminiert. Hast du alles zusammen? Dann versuche jetzt dein Ziel in einem Satz, der alle Bestandteile enthält, zu formulieren.

Alle deine zukünftigen Schritte hin zu deinem Ziel kannst du jetzt an diesem Satz spiegeln, um herauszufinden, ob sie zielgerichtet sind d.h. dich deinem Ziel näherbringen oder nicht.

Was wir bei WeValCo in unserer Planung feststellten ist, dass wir gerne große Ziele aufgeschrieben haben. Klar braucht man ein übergeordnetes Ziel, aber es ist auch sehr wichtig kleinere Zwischenziele zu definieren. Diese erreichst du leichter und damit weißt du besser, ob du gerade noch zielgerichtet mit deinen Ressourcen umgehst und was ganz besonders wichtig ist, die Motivation bleibt erhalten.

Im Folgenden möchte ich dir noch anhand eines Beispiels die Theorie näherbringen.

Nehmen wir einmal an, jemand will ein IT-Projekt umsetzen. Nenne wir sie Mia. Mia findet, dass Videochats sehr gut sind, um die Kommunikation innerhalb von Projektteams zu verbessern, leider kosten alle Varianten Geld und sie möchte eine kostenlose Variante erstellen, die jeder selbst hosten kann.

Mia arbeitet im IT-Bereich einer großen Firma und hat in der Woche ca. 10 Stunden Zeit an dem Projekt „kostenlosen Videochat“ zu arbeiten. Sie hat viele Ideen, was sie alles umsetzen möchte und schreibt sich diese Ideen alle einmal auf. Der Zettel wird sehr lang und sie überlegt sich, welche der Ideen im ersten Schritt einen wirklichen Nutzen bringen. Sie versucht ihr Ziel zu konkretisieren. „Ich möchte einen Videochat, in welchem ich mit mir bekannten Personen kommunizieren kann. Daher ist es hilfreich, aber nicht notwendig, dass ich eine Freundesliste habe. Im ersten Schritt reicht es, Chateinladungen via Mail zu verteilen.  Das Ganze soll einfach im Webbrowser laufen. Als Webbrowser fokussiere ich mich auf Chrome. Nicht unterstützen möchte ich einen Installationsversion. Auf dem Smartphone braucht es keine eigene Oberfläche ….“. Mia wird noch konkreter und schreibt sich alle Dinge auf, die sie umsetzen möchte und welche nicht. Sie markiert auch die Dinge, welche absolut notwendig sind und einen direkten Nutzen bringen und welche, die sie erst später umsetzen will.

Nun überlegt Mia, wie sie messen kann, ob sie fertig ist – denn Software wird ja nie fertig, oder? Sie entscheidet sich dafür eine Reihe von Softwaretests zu definieren, die erfolgreich durchlaufen werden müssen, um fertig zu sein.

Da sie viel Erfahrung in der Softwareentwicklung hat ist das Ziel für sie aktiv beeinflussbar. Einzig der Bereich Marketing ist ihr fremd und da braucht sie definitiv Unterstützung. Sie notiert sich, dass sie Marketing nicht als ihr eigenes Ziel aufnehmen wird aber aktiv nach Unterstützung bei Ihren Freunden nachfrägt.

Als nächstes überlegt sie, wann sie fertig sein möchte. Im nächsten Winter wäre großartig, damit hat sie jetzt etwa ein Jahr Zeit. Sie prüft ihre Liste mit Dingen, die sie umsetzen möchte und überlegt, was sie mit 10 Stunden pro Woche schaffen kann. Am besten geht das, wenn sie den Aufwand der einzelnen Schritte grob abschätzt und addiert. Ein paart der nicht absolut notwendigen Themen muss sie wieder von der Liste streichen aber in Summe ist sie zufrieden. So scheint ihr Ziel realistisch und sie freut sich darauf endlich loszulegen.

Als nächstes möchte Mia nun einen Arbeitsplan aufsetzen und mit einem Freund über das Thema Marketing sprechen. Darüber dann mehr im nächsten Artikel eine Grobplanung erstellen.