Schliese deinen virtuellen Workshop richtig ab

In den letzten Artikeln ging es darum, wie du einen virtuellen Workshop planst ( link ) und verschiedene Kreativmethoden wie Brainstorming ( link ) oder Eventstorming ( link ) verwendest. Im heutigen Teil erfährst du, warum ein gelungener Workshop Abschluss wichtig ist und wie du das erreichen kannst. Das Ganze ist mit vielen Fallbeispielen und jeder Menge Erfahrungen gespickt.

Warum du dir über den Abschluss deines Workshops Gedanken machen solltest

„So das wars, bis zum nächsten Mal!“ So oder so ähnlich wurden viele Workshops, bei denen wir mit dabei waren, beendet. Im besten Fall verliert der Workshopleiter durch ein solches Ende wertvolle Informationen. Im schlechtesten Fall verlieren seine Teilnehmer die Motivation an einer zukünftigen Zusammenarbeit. Mach dir also vorab über den Abschluss deines Workshops Gedanken. Stelle dir deinen Workshop wie den Spannungsbogen einer Geschichte vor. Du brauchst eine Einleitung – eine Hinführung zum Thema. Wenn du beim Thema angekommen bist, wird intensiv daran gearbeitet (der Spannungsbogen steigt, bis zum Höhepunkt und fällt dann wieder ab). Und du brauchst einen Schluss. Der Schluss bietet Raum für eine Zusammenfassung, einen Ausblick und Reflektion, für dich und für deine Teilnehmer.

Die Bestandteile eines Abschlusses

Was du von der folgenden Auswahl an möglichen Bestandteilen für deinen Workshop umsetzen willst, hängt davon ab, welche Ziele du verfolgst. Möchtest du, dass deine Teilnehmer an dem Thema des Workshops weiterarbeiten, brauchst du vielleicht eine Liste der offenen Punkte. Möchtest du deinen Workshop verbessern, ist eine Feedbackrunde angebracht. Überlege dir vorab, was für Ziele du mit deinem Workshop verfolgst und wie der Abschluss des Workshops diese Ziele unterstützt.

Die Zusammenfassung

Eine Zusammenfassung ist immer gut, eigentlich obligatorisch. Sie rundet deinen Workshop ab und zeigt auf, was ihr alles zusammen geschafft habt. Benenne in der Zusammenfassung euere wichtigsten Agenda Punkte. Zeige auf, was die Ziele der einzelnen Bereiche waren und fasse die Ergebnisse kurz zusammen. Wenn du Zeit hattest dich für die Zusammenfassung vorzubereiten, dann zeige die Ergebnisse gerne noch einmal, während du über sie sprichst.

Wenn du keine Feedbackrunde planst, dann kannst du rekapituliere was gut lief und wo ihr euch verbessern könnt. Vermeide aber einzelne Teilnehmer als positiv oder negativ Beispiel herauszugreifen. Die Ergebnisse eines Workshops sind immer eine Gemeinschaftsleistung und das sollte deine Zusammenfassung auch widerspiegeln.  

Für die Einleitung der Zusammenfassung kannst du Worte verwenden wie: „Ich möchte zum Abschluss unseres Workshops noch einmal die wichtigsten Punkte zusammenfassen.“. Spreche in einem Workshop immer direkt an, wenn ihr ein neues Thema beginnt und beendet. Du kannst die Zusammenfassung auch mit einer Frage beenden in der Art: „Ich hoffe, ich habe alle wichtigen Punkte erfasst. Welche fallen euch noch ein?“. Sollten noch Punkte kommen, dann bedanke dich für den Input und schließe danach die Zusammenfassung ab.

Wenn ihr kein Protokoll schreibt und auch keine Liste von nächsten Arbeitsschritten habt, dann dient die Zusammenfassung auch dafür, ein gemeinsames Verständnis für die Ergebnisse des Workshops zu schaffen. Wir empfehlen aber trotzdem wichtige Ergebnisse zu protokollieren. Ganz ohne Absicht kann das gemeinsame Verständnis unter den Teilnehmer, das am Ende des Workshops vorhanden war, danach sonst auseinanderlaufen.

Eine Zusammenfassung motiviert, weil es deine Teilnehmer stolz macht zu sehen, was ihr für Probleme bewältigt habt. Sie schafft ein gemeinsames Verständnis und ein „Wir“-Gefühl.

Bedanke dich am Ende der Zusammenfassung für die Teilnahme und die intensive Zusammenarbeit bei deinen Teilnehmern. Auch wenn die Zusammenfassung als erstes in diesem Artikel steht, solltest du damit den Workshop beenden.

Die Liste der offenen Punkte und nächsten Arbeitsschritte

Oft ist die Zeit in einem Workshop zu kurz, um wirklich alle Aspekte zu bearbeiten. Es macht Sinn schon während des Workshops eine Liste mit Themen zu führen, die ihr nicht bearbeiten konntet, die aber wichtig sind und nicht vergessen werden solltet. Am Ende eueres Workshops könnt ihr diese Liste noch einmal gemeinsam durchgehen. Vielleicht haben sich Punkte darauf bereits geklärt, umso besser! Einigt euch, was mit den verbleibenden Punkten geschehen soll. Braucht ihr einen weiteren Workshop oder können die Punkte von einzelnen Teilnehmern bearbeitet werden?

Entscheidet ihr euch dafür, die Punkte durch einzelne Teilnehmer weiterzuverfolgen, notiert wer bis wann, welches Thema bearbeitet. Als Workshopleiter musst du sicherstellen, dass diejenige, welche eine Aufgabe übernehmen sollen, das Thema auch annehmen. Erst wenn sie dir das Bestätigen, solltet du die Verantwortlichen auch notieren. Wichtig ist auch, es kann ein Team geben, welches ein Thema bearbeitet, aber es sollte nur einen Verantwortlichen geben. Ansonsten sind die Rollen unklar und es kann passieren, dass das Thema nicht weiterverfolgt wird.

Findet sich kein Verantwortlicher, müsst ihr eben weiterdiskutieren. Sollte sich niemand finden, der eine Aufgabe übernehmen möchte, solltet ihr darüber sprechen, das Thema zu streichen. Ein Thema, dass alle als wichtig ansehen, um das sich aber keiner kümmern möchte, kann so wichtig nicht sein.

Aus Erfahrung kommt es manchmal zu der Situation, dass alle ein Thema wichtig finden, keiner der Teilnehmer sich aber zutraut das Thema zu bearbeiten. Dann wählt jemand aus, der einen Experten für das Thema findet und sich darum kümmert, dass das Thema (von jemand anderem) bearbeitet wird.

Das Feedback

Feedback ist sehr wichtig, zum einen um deine Teilnehmer besser zu verstehen und zum anderen um in deiner Rolle als Workshopleiter besser zu werden. Es macht Sinn, nicht nur am Ende des Workshops nach Feedback zu fragen, sondern auch zwischendurch z.B. am Ende von Themenblöcken oder nach / vor längeren Pausen. Man kann es sicherlich auch übertreiben, aber tendenziell wird in Workshops eher zu wenig nach Feedback gefragt, also keine Scheu!

Für das Einholen von Feedback gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wenn du wenig Teilnehmer in deinem Workshop hast, dann kannst du jedem kurz die Möglichkeit geben, sich verbal zu äußern. Virtuell musst du deine Teilnehmer evtl. etwas stupsen. Gehe dabei wie folgt vor: Spreche zunächst an was du möchtest z.B. “Wie zufrieden seid ihr mit unserem letzten Ergebnis?”. Warte kurz ob jemand von sich aus beginnt. Wenn nicht dann erkläre, dass dir das Feedback wichtig ist und warum. Sollte sich daraufhin noch immer niemand äußern, dann mache selbst den Anfang und erkläre, dass du dann von oben nach unten (rechts nach links oder wie auch immer die Teilnehmer in deinem Videochat aufgelistet sind) durchgehen wirst. Notiere dir das Feedback, frage nach, wenn dir etwas unklar ist und bedanke dich. Bewerte das Feedback aber nicht – achte auch auf deine nonverbale Kommunikation.

Wenn du in einer größeren Gruppe Feedback einholen möchtest, brauchst du andere Möglichkeiten. Dafür bieten es sich Umfrage an, die du online erstellen kannst. Eine Übersicht an Open Source Programmen zum Erstellen von Umfragen findest du hier wobei wir dir eine gute Möglichkeit als ersten Treffer eingestellt haben.

Das Feedback am Ende deines Workshops kann mehrere Fragen beinhalten, auch über Struktur und Aufbau des Workshops. Dadurch lernst du, was gut und was weniger gut funktioniert hat. Wenn du mehrere Fragen hast, bietet sich wieder eine Umfrage an. Die Ergebnisse der Umfrage kannst du im Plenum diskutieren, ggf. möchten sich einzelne Teilnehmer zum Ergebnis oder ihrer Bewertung äußern.

Egal wie das Feedback ausfällt, bedanke dich dafür! Und lass dich nicht entmutigen, sollte das Feedback mal nicht ganz so positiv ausfallen. Jedes Feedback hilft entweder deine Workshops oder den Gegenstand des Workshops zu verbessern.

Das Protokoll

Ein Protokoll ist hilfreich, um die Ergebnisse und Entscheidungen zu dokumentieren, um davon ausgehend das weitere Vorgehen abzuleiten. Ein Protokoll kann zudem Informationen über Teilnehmer und offene Punkte enthalten.

Du kannst ein Protokoll während des Workshops schreiben (oder schreiben lassen) oder danach. Es gehört damit nicht unbedingt in den Abschluss eines Workshops, sondern kann auch als Nachbereitung verstanden werden. Aus Erfahrung zeigt sich aber, dass es hilfreich ist Stichpunktprotokoll während des Workshops zu führen. Ähnlich der Liste der offenen Punkte könnt ihr dann das Protokoll am Ende des Workshops Durchgehen und Besprechen. Sollte das Protokoll als Nachbereitung erstellt werden bedenke, dass du das Protokoll erst als gültig ansehen kannst, wenn dem Protokoll auch alle Teilnehmer zugestimmt haben. Erstelle und verteile das Protokoll daher so schnell wie möglich nach dem Workshop, sodass die Informationen des Workshops deinen Teilnehmern noch im Gedächtnis sind. Frage die Teilnehmer nach Verbesserungen und Anmerkungen und nenne einen Stichtag, ab dem der Inhalt des Protokolls als abgestimmt angesehen wird, mit oder ohne weitere Kommentare der Teilnehmer.

Die Nachbereitung

Du hast es geschafft, dein virtueller Workshop ist durchgeführt! Als Leiter des Workshops endet deine Aufgabe allerdings noch nicht ganz. Die Nachbereitung ist ein elementarer Bestandteil des Workshops. Hierbei sind verschiedene Aufgaben wichtig:

  1. Die Ergebnisse aus dem Workshop den Zielen zuzuordnen, abzulegen und an die Teilnehmer und andere Interessensgruppen zu verteilen. Entscheide dabei, wer welche Informationen benötigt und ob ihr Themen im Workshop als vertraulich eingestuft habt (z.B. das Feedback), die du dann auch nicht weiter verteilst.
  2. Das Protokoll / die Liste der offenen Punkte musst du an die Teilnehmer verteilen und die Bearbeitung nachverfolgen.
  3. Reflektiere den Workshop. Stell dir die Fragen: was lief gut und mit was bist du weniger zufrieden? Betrachte auch die Ergebnisse und Ziele. Habt ihr alle Ziele erreicht und sind die Ergebnisse hilfreich? Diese Fragen helfen dir Verbesserungsmöglichkeiten in der Planung oder in Durchführung zu finden. Wenn z.B. die falschen Teilnehmer ausgesucht wurden, ist es verständlich, warum manche Themen nicht vollumfänglich bearbeitet werden konnten. Waren es dagegen zu viele Teilnehmer, habt ihr euch vielleicht bei Themen verzettelt und deswegen nicht alle Ziele erfüllt. Sei selbstkritisch und leite aus deinen Erkenntnissen konkrete Veränderungen für deinen nächsten Workshop ab.

Das Fallbeispiel

Mia, Peter und Zou haben im letzten Workshop das Eventstorming ( link ) abgeschlossen. Mit den Informationen daraus wollen sie später konkrete Arbeitspakete ableiten und planen. Jetzt möchte Mia aber erstmal den Workshop abschließen. Dafür hat sie sich schon während des Workshops Notizen für ein Protokoll gemacht. In der letzten großen Pause hat sie das Protokoll in Form gebracht und die Workshopergebnisse mit eingebunden. Sie will das Protokoll auch gleich als Zusammenfassung nutzen. Bevor sie aber das Protokoll gemeinsam besprechen, möchte Mia von ihren Freunden wissen, wie zufrieden sie mit dem Workshop und den Ergebnissen daraus sind. Zou möchte beginnen. Sie ist erstaunt, welches konkrete Bild sie jetzt schon von dem Videochat hat. Ihr ist jetzt klar, was für Aufgaben anstehen, welche Vorteile ihr Videochat haben wird und sie freut sich darauf anzufangen. Die Struktur und der Aufbau des Workshops haben ihr gut gefallen und sowohl das Brainstorming ( link ) als auch das Eventstorming ( link ) haben ihr gut gefallen. Peter haben vor allem die offenen Diskussionen gefallen. Er findet Mia hat den Workshop gut moderiert und vorbereitet. Sein Ziel, Spaß an dem Workshop zu haben, ist definitiv erfüllt worden. Mia bedankt sich für das Feedback und den tollen Workshop, der ohne ihre Freunde nicht möglich gewesen wäre. Zusammen schafft man einfach mehr!

Mia hat sich vorab bereits eine Vorlage für das Protokoll erstellt:

Workshop Protokoll Beispiel Vorlage
Workshop Protokoll Beispiel Vorlage

Sie stellt noch einmal kurz die Agenda vor und nimmt dann die Punkte Brainstorming und Eventstorming heraus. Sie erklärt, welche Ziele sie sich für die Punkte gesteckt hatten und beschreibt ihr vorgehen. Dann fasst sie die wichtigsten Ergebnisse zusammen und stellt sie den Zielen gegenüber. Ein paar Themen sind offengeblieben, auch darauf weist sie hin. Das gleiche Vorgehen macht sie beim Eventstorming.

Ein paar der offenen Themen streichen sie gemeinsam aus den Übersichten. Die wichtigen Punkte überträgt Mia in die Zusammenfassung der offenen Punkte. Zudem nimmt sie mit auf, dass jeder konkrete Arbeitspakete aus dem Eventstorming für seinen Verantwortungsbereich ableitet. Für die anderen Themen vereinbaren sie jeweils einen Verantwortlichen und ein Zieldatum.

Für das Ende hat sich Mia noch etwas besonderes überlegt. Sie hat eine Grafik erstellt, die sie über ihr Whiteboard teilt und bittet nun am Ende des Workshops und nach der Reflektion der Ergebnisse noch einmal jeden ein Stimmungsbild abzugeben, indem man sich eine Farbe aussucht und einen Punkt auf die Grafik setzt, gerne auch mit Namen oder anonym

Beispiel Feedback Umfrage
Beispiel Feedback Umfrage

Mia freut sich über das Ergebnis, bedankt sich bei ihren Freunden für den guten Workshop und erklärt, sie wird alle Unterlagen ordnen, ablegen und an alle verschicken.

Im nächsten Artikel werden sich nun Mia, Peter und Zou an die Detailplanung machen. Dann erfährst du, wie sie dabei vorgehen und welche Programme sie nutzen.