Das gute vorab – du brauchst dich um keine Kekse oder Getränke für deine Teilnehmer zu kümmern. Das heißt aber nicht, dass du für einen virtuellen Workshop keine Vorbereitung brauchst. Ein virtueller Workshop kann sehr intensiv und anstrengend werden. Gleichzeitig bietet er die Möglichkeit, dass Menschen aus verschiedenen Orten der Welt, zusammen an einem Thema arbeiten. In dieser Blog Reihe möchten wir dir etwas über die Planung und Durchführung von virtuellen Workshops erzählen. Dafür begleiten wir wieder Mia auf ihrem Weg zur Erstellung eines neuen Open-Source Videochat Programms.
Workshops leben von der Interaktion ihrer Teilnehmer. Auch virtuell muss es daher möglich sein, sich aktiv einzubringen und zu kommunizieren. Die folgenden Punkte können dir dabei helfen, dass dein virtueller Workshop ein Erfolg wird.
Wir haben festgestellt, dass ein Audio Chat für einen intensiven Austausch nicht ausreicht. Jeder der Teilnehmer sollte eine Webcam haben und diese auch einschalten. Bei der Kommunikation nutzen wir Menschen mehr als nur die Sprache. Da es in einem Workshop sehr intensiv werden kann ist es wichtig, so viele Kommunikationskanäle wie möglich anzubieten d.h. auch Mimik und Gestik. Dadurch vermeidest du Missverständnisse und zudem bleiben die Teilnehmer mehr beim Thema. Kläre vorab, ob jeder Teilnehmer die technischen Voraussetzungen hat und weise in deiner Einladung explizit darauf hin.
Gerade alle Teilnehmer beim Thema zu halten, ist bei einem virtuellen Workshop herausfordernd. Es gibt viele Störquellen, die bei einem Workshop vor Ort einfacher abgestellt werden können. Das Handy oder die E-Mail, um nur zwei zu nennen. Vor Ort kann man sich darauf einigen, elektronische Endgeräte nicht zu verwenden und die Geräte ggf. nicht mit in den Raum zu bringen. Die Erfahrung zeigt, dass eine solche Regel oft von allen Teilnehmern akzeptiert wird und ein „Verstoß“ in der Gruppe meist direkt angesprochen und geklärt wird. Auch virtuell sollten Verhaltensregeln während des Workshops festgelegt werden. Am besten funktionieren diese Regeln, wenn sie von der Gruppe selbst erarbeitet werden. Plane diesen Punkt am besten weit am Anfang deines Workshops mit ein. Regeln können sich daher von Gruppe zu Gruppe unterscheiden. Und was für die eine Gruppe gut funktioniert, muss nicht für alle gut funktionieren. Dabei spielt auch die Gruppengröße eine wichtige Rolle. Zum Beispiel ist es für kleinere Gruppe nicht unbedingt notwendig nur nach Handzeichen zu sprechen – einander ausreden zu lassen allerdings schon.
Virtuell ist es schwieriger einen „Regelverstoß“ wahrzunehmen. Alle Teilnehmer sitzen vor dem Rechner und bekommen unter Umständen Chatnachrichten oder E-Mails ganz automatisch. Versuche technische Hilfen vorzuschlagen, wie sich die Teilnehmer vor Ablenkung „schützen“ können. Ist es z.B. möglich während des Workshops Chatnachrichten aus anderen Kanälen auszublenden? Kann das Handy ggf. lautlos gestellt werden und nicht in Reichweite liegen? Solltest du als Workshopleiter oder Teilnehmer das Gefühl haben, dass ein Teilnehmer abgelenkt ist, spreche ihn direkt an. Frage z.B. ob alles ok ist, weil er schon eine Weile nichts mehr gesagt hat oder frage, ob eine kurze Pause gewünscht ist – gerade, wenn mehrere Teilnehmer unruhig werden oder abgelenkt scheinen. Überlege dir auch vorab, wie du mit „Regelverstößen“ umgehen willst. Wichtig ist dabei, dass deine Teilnehmer nicht ihr Gesicht verlieren, wenn du sie auf einen „Regelverstoß“ aufmerksam machst.
Ein weiterer Wichtiger Punkt ist die Auswahl der Teilnehmer. Ein Workshop lebt von der Diversität von Ansichten, Meinungen und Expertise. Für einen effektiven Austausch ist die Gruppengröße aber entscheidend. Überlege dir daher vorab, wen du unbedingt für deinen Workshop brauchst und halte die Gruppe so klein wie möglich.
Plane deinen Workshop. Dazu gehört ein Ziel (siehe Ziele definieren), eine Agenda inkl. zeitlichen Rahmen, eine Vorstellungsrunde (wenn sich nicht alle kennen), eine Zusammenfassung inkl. Reflektion der Ziele und vor allem Pausen! Aus Erfahrung werden Pausen nicht nur oft in der Planung vergessen, sondern während des Workshops zu Gunsten längerer Diskussionen, gerne auch gekürzt oder gestrichen. Mach das nicht! Ohne Pausen verlierst du deine Teilnehmer. Sie werden gereizt, lassen sich leichter ablenken oder verschwinden einfach aus dem Workshop. Egal was passiert, plane viele Pausen mit ein und halte diese ein, denn ein virtueller Workshop ist intensiv und fordert viel Konzentration aller Teilnehmer. Gerade deswegen solltest du auch darüber nachdenken, wie viele Stunden pro Tag im Workshop gearbeitet wird. Unsere Erfahrung zeigt, dass es effektiver ist einen Workshop über mehrere Tage zu verteilen. Anstelle eines 8 Stunden Workshops, empfehlen wir 2-Tage mit je 4 Stunden. Deine Teilnehmer werden effektiver an den Workshop Themen arbeiten und die zusätzliche Pause über Nacht kann interessante und hilfreiche Erkenntnisse hervorbringen.
Überlege dir welche Möglichkeiten der Zusammenarbeit ihr nutzen wollt und könnt. Es gibt virtuelle Whiteboards, Flipcharts – die du vorab erstellen kannst, Brainstorming Programme und vieles mehr. Versuche auch in virtuellen Workshops auf PowerPoint zu verzichten, Teilnehmer neigen dazu dich sonst als Referenten zu sehen und ihre eigene Teilnahme zu reduzieren. Ein paar Beispiele für Möglichkeiten der virtuellen Zusammenarbeit werden wir dir in einen der nächsten Artikel vorstellen und die virtuelle Umsetzung kurz vorstellen. Wichtig ist aber, dass du dir vorab nicht nur über die Auswahl Gedanken machst, sondern auch über die technische Realisierung und darüber, wie deine Teilnehmer aktiv mitarbeiten können. Zur technischen Realisierung kann auch zusätzliche Hardware wie z.B. ein elektronischer Stift gehören. Plane vorab Zeit ein, dich mit den Methoden und der Hardware vertraut zu machen und teste diese in deiner virtuellen Arbeitsumgebung. Wenn du dann im Workshop eine Methode verwendest, vergesse nicht diese vorab zu erklären und beschreibe auch, in welcher Form deine Teilnehmer partizipieren können.
Die aktive Integration deiner Teilnehmer ist ein wichtiger Aspekt, nicht nur bei virtuellen Workshops. Mach dir vorab Gedanken, wie du weniger aktive Teilnehmer einbinden kannst. Frage z.B. direkt nach Feedback oder Meinungen. Versuche Personen, die sich stark einbringen etwas zu bremsen, um stillere Teilnehmer die Möglichkeit zu geben sich einzubringen. Virtuell ist das herausfordernd denn Menschen verfallen vor dem Bildschirm oft in einen „Zuhörmodus“. Ein gutes Mittel, um Teilnahme zu erzeugen sind offene Fragen. Überlege dir vorab, wie du offene Fragen stellen kannst; z.B. beim Brainstorming: „Welche weitere Aspekte von … fallen euch noch ein“. Und wenn du die offene Frage gestellt hast nutze die „Macht der Stille“. Antworte nicht selbst! Gehe nicht über die Frage hinweg! Warte einfach ruhig ab, irgendwann wird jemand etwas dazu sagen.
Zu guter Letzt, verzweifle nicht! Virtuelle Workshops zu leiten ist sehr herausfordernd und es passiert immer etwas, was man so nicht vorhergesehen hat. Lass dich nicht entmutigen, wenn mal etwas nicht so läuft, Teilnehmer unzufrieden sind oder Workshopziele nicht erfüllt werden. Frage am Ende aktiv nach Feedback, spreche direkt an, was gut lief und wo es noch Verbesserungspotential gibt. Frage nach, wie deine Teilnehmer vorgegangen wären. Und lass diese Punkte in deine nächste Vorbereitung mit einfließen. Sollten nicht alle Workshopziele erfüllt sein, reflektiert in der Gruppe, ob ihr den Zielen nähergekommen seid oder wichtige Erkenntnisse aus der Bearbeitung ableiten könnt.
In kleineren Gruppen kann es durchaus vorkommen, dass du als Workshopleiter auch Teilnehmer bist. In dieser Doppelrolle ist es wichtig, dass du dich so verhältst, wie du es von deinen Teilnehmern erwartest. Mach auch klar, wann du als Teilnehmer und wann als Workshopleiter agierst. Es reichen einfache Sätze wie „im Folgenden werde ich euch durch das Brainstorming leiten“ oder aber „als Teilnehmer ist mir noch folgende Verhaltensregel wichtig, wie seht ihr das?“.
Im letzten Artikel hat Mia sich bereits mit ihrem Ziel und einer Grobplanung auseinandergesetzt (siehe Blogeinträge). Dabei ist ihr aufgefallen, dass ihr wichtige Schlüsselkompetenzen fehlen, z.B. im Bereich Marketing. Sie hat daraufhin ein paar Freunden von ihrer Idee erzählt und gleich zwei davon wollen aktiv mitarbeiten. Zou im Bereich Marketing und Peter möchte bei der Programmierung unterstützen und findet Community Management sehr spannend. Mit beiden hat sie telefoniert, da Mia in einer anderen Stadt wohnt. Beide haben bereits am Telefon viele eigene Ideen aufgebracht weshalb sich Mia dazu entschlossen hat, noch einmal einen Schritt zurück zu gehen und einen gemeinsamen Workshop zu initiieren, in welchem sie zu dritt die möglichen Features diskutieren und festlegen. Ein gemeinsamer Termin ist schnell gefunden und so macht Mia sich daran den Workshop vorzubereiten.
Zunächst überlegt sich Mia ein Ziel für den Workshop. Dabei wendet sie die Zieldefinition SMART an (siehe Ziele definieren). Sie möchte am Ende des Workshops den Funktionsumfang des Videochats festgelegt haben. Peter und Zou sollen ihre Ideen mit einfließen lassen und alle sollen dem Funktionsumfang zustimmen. Der Funktionsumfang soll so genau definiert sein, dass daraus eine Grobplanung erstellt werden kann. Für den Workshop setzt Mia zwei Tage an. Sie formuliert das Ziel wie folgt: „Ziel des zweitägigen Workshops ist es den Funktionsumfang des Videochats gemeinsam festzulegen und so zu definieren, dass eine Grobplanung möglich ist“.
Als nächstes überlegt Mia, wie sie zu dritt zusammenarbeiten wollen. Sie möchte gerne ein Brainstorming machen, um möglichst viele Ideen zu sammeln. Und um später den Funktionsumfang festzulegen, möchte sie Eventstorming ausprobieren. Ihr fehlen noch die Tools für die Zusammenarbeit und so begibt sie sich auf die Suche. Für das Brainstorming findet sie eine Menge an Open-Source Lösungen (MinMap Suche) und auch ein virtuelles Whiteboard ist schnell gefunden (Whiteboard Suche). Für die Videokonferenz findet sie ein Produkt mit einer Freimenge von bis zu 5 Teilnehmern. Mit diesen technischen Lösungen ist Mia erstmal zufrieden.
Mia stellt eine grobe Agenda zusammen. Eine kurze Vorstellungsrunde findet sie gut, auch wenn es Freunde von ihr sind, kann man die Runde nutzen, um über seine bisherigen Arbeitserfahrungen und Kompetenzen zu sprechen. Mia sieht Blöcke von 1 – 2 Stunden vor, bevor es eine kurze Pause gibt. Nach der Mittagspause und am Abend sieht sie eine Feedback-Runde vor, damit jeder kurz sagen kann, was gut läuft und was man verbessern könnte. Natürlich gibt es ganz am Ende noch eine Zusammenfassung und eine ausführliche Feedback-Runde. Die Agenda für den ersten Vormittag sieht nun wie folgt aus:
Zu guter Letzt stellt Mia alles zusammen d.h. die Agenda, die verwendeten Programme und ihr definiertes Ziel und schickt es zusammen mit dem Termin an Peter und Zou. Sie bittet die beiden sich ebenfalls Gedanken über ihr Ziel des Workshops zu machen, sodass der vierte Agenda-Punkt besprochen werden kann. Sie weist zudem darauf hin, dass sich beide eine Webcam zulegen sollten und warum das wichtig ist.
Mia ist aufgeregt, was ihre Freunde über die Agenda und den Workshop sagen werden. Zugleich freut sie sich, dass es jetzt bald losgeht und sie die Aufgabe mit ihren Freunden zusammen angehen kann. Wie der Workshop und im speziellen die beiden Methoden (Brainstorming und Eventstorming) ablaufen, erfährst du in den nächsten Artikeln.